電子帳簿保存法が改正され、2024年1月から「電子取引」への対応が義務化されました。しかしながら、まだ導入を悩んでいたり、どのような対応をしなければならないのかわからないという方も多いのでは無いでしょうか？電子帳簿保存法について、わかりやすく解説していきます。
「電子帳簿保存法」とは、企業や個人事業主が経理処理において電子帳簿を利用する際に、保存の方法や期間、管理の要件などが定められた法律です。
電子帳簿保存法は、経理処理の合理化や情報の保護を目的としており、正確な記録の保存といった観点から重要な役割を果たしています。
対象の書類として、仕訳帳や総勘定元帳などの「国税関係帳簿」が挙げられます。また、貸借対照表や損益計算書などの決算書のほか、領収書・請求書・注文書などを含む、「国税関係書類」も対象となります。
これらの帳簿や書類は、各税法で一定期間の保存義務があり電子帳簿保存法では、帳簿・書類の種類などデータ化するタイミングによって保存方法が決められています。法対応によってこれまで紙媒体で保管していた帳簿・書類をデータで保存および管理できるようになり、経理のデジタル化を図れるのが大きなメリットです。
「電子帳簿保存法」の導入により、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。まず、帳簿や書類の電子化により、以下の4つのメリットが期待できます。
帳簿類や取引書類は、7年程度の長期間にわたって保管が必要で、紙での帳簿や書類の保管には大量のスペースが必要です。しかし、電子保存なら物理的な場所を取らずに済むため事務所内でのスペース効率、書類保管サービスのコストも削減できます。
データで帳簿や書類を保管することで、ファイリングにかかる手間が大幅に削減されます。紙の場合はファイリングなどの整理に時間がかかる、また、書類を探す時間も膨大にかかります。しかし、電子保存ならデータ化されていることで、必要なデータを簡単に検索できます。また、破棄も紙と比べると手間がかかりません。
帳簿や書類をデータ化することで、ファイリングや管理にかかる人件費やスペース代を節約できます。紙代やインク代、郵送費も削減され、年間の総経費が削減できます。
電子化により、セキュリティが向上します。紙の書類は誰でも開けられ、改ざんや損傷のリスクがありますが、電子データは管理するシステムによっては、アクセス権限を設定でき、改ざん履歴も追跡できます。外部のクラウドシステムやバックアップの利用により、データの紛失や破損リスクも低減します。
一方、電子帳簿保存法の導入にはいくつかのデメリットもあります。情報システムの導入やセキュリティ対策の強化に伴い、一定の導入コストが必要です。また、適切なシステムの導入や運用には技術的な専門知識が必要です。維持・管理には、定期的な監査や更新が必要となりますので、一定のリソースを費やす必要がでてきます。
電子取引の対象書類は、電子データでやりとりを行った取引書類が該当します。注文書や契約書、見積書、領収書などのほか、送り状なども含まれます。
これらの書類は、受け取った場合も送信した場合も、電子的に保存しなければいけません。
まず導入にあたり、帳簿や書類を上記のように「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つに分類する必要があります。それぞれ以下のように、対応する保存要件を確認し、必要な準備を進める必要があります。
◎電子帳簿等保存：電子的に作成した帳簿・書類を、データのまま保存する
◎スキャナ保存：紙で受領・作成した書類を、スキャンし画像データとして保存する
◎電子取引：メールなど電子的にやり取りした取引情報を、そのまま電子データで保存する
帳簿書類の保存には紙と電子の両方の方法がありますが、保存期間には変動はありません。
受領した書類をスキャンして保存する場合、電子データだけでなく、元データである紙データも手元に残ります。ここで悩ましい問題が発生します。それは、元データを捨ててもいいのかという点です。この問題に対処するには、電子データ保存の承認申請日を確認する必要があります。
承認申請日による元データの破棄期間の異なり
平成27年9月30日以降に行われた承認申請に関しては、通常の場合、電子データ保存の承認申請日から破棄できる期間が異なります。ただし、例外がある場合を除き、請求書などの重要書類は定期的検査が行われるまで保存が必要です。検査頻度による元データの破棄タイミングの考慮
平成27年9月30日以降の定期的検査は、当時1年に1回以上行われるように定められていました。したがって、通常の場合、概ね1年以内には元データを破棄しても問題ないと考えられます。よって、承認申請日により異なる期間で電子データ保存が許可されているため、元データの破棄は検査頻度を考慮しつつ検討するべきです。ただし、重要書類については検査が行われるまで保存が必要であることに留意すると良いでしょう。
それでは具体的に「電子帳簿保存法」の導入には、どのようなステップを踏めばいいのでしょうか。
電子帳簿保存法の保存要件・対象書類を理解する
まずは、前述でお伝えしたように、対象となる書類やその保存要件を理解しましょう。管理体制の見直し
次に、対象となる帳簿や書類の管理方法を見直しましょう。適切な管理体制が整った状態で、電子帳簿保存法を導入することで円滑に進みます。
システム・クラウドサービスの導入
電子帳簿保存法に対応したシステムやクラウドサービスを導入します。法定要件を満たした状態で帳簿や書類を保存し、データ管理を効率化を図ります。
人材育成・研修の実施
導入したシステムやクラウドサービスの適切な利用方法を従業員に研修し、電子帳簿保存法に対応した業務運用を確立します。また、管理方法やセキュリティ対策のマニュアル化を行い、社内で共有します。
これらの準備を進めることで、電子帳簿保存法に適合したシステム導入や業務運用が円滑に行えます。また、違反や罰則を回避し、ビジネスの効率化と安全性の向上を図ることができるでしょう。
もし「電子帳簿保存法」を導入したくないと適切なシステムを導入しなかった場合、また、電子データの改ざんや不正が発覚した際も、重い罰則を受ける可能性があります。（※2022年以降罰則強化）具体的には以下のような罰則が考えられます。
■青色申告の取消
青色申告を取り消された場合、最大65万円の特別控除や赤字繰越が制限され、大きな経済的損失が生じます。
■重加算税10％の課税
不正な取引データの削除や改ざん、架空の取引データの処理などがあった場合には、重加算税10％の課税が適用されます。
■100万円以下の罰金
電子帳簿保存法に違反した場合、会社法第976条にも抵触する可能性があり、その場合100万円以下の罰金が科せられることがあります。つまり、適切な帳簿の保存や不正の防止が怠られた場合には、会社法に基づく罰則も視野に入れる必要があります。
一方で、電子帳簿保存が「優良な電子帳簿」の要件を満たし、かつ申告漏れがあった場合、過少申告加算税が5％軽減されます。ただし、この軽減を受けるためには、事前に措置の適用を受ける旨の届出書を税務署に提出し、かつ仮装隠蔽がないことが条件です。
電子帳簿保存法の遵守が企業にとって非常に重要であるということがおわかりいただけたでしょうか？適切なシステムの導入や管理体制の整備は、企業の法令遵守とリスク管理において不可欠な要素です。適切に、そして迅速に、対応していきたいですね。