今回は、そんな多様な働き方に柔軟に対応でき、数多くのメリットがある「勤怠管理クラウド」システムについてご紹介します。
従業員の出退勤時間の把握を目的に使用する打刻システムの1つ、タイムカード。実際に打刻を行うタイムレコーダーとセットで導入され、分単位で従業員の出退勤時間が把握できます。 しかし、紙での管理で煩雑な上、労働基準法の観点から5年間は保管しなければならず、管理には手間がかかります。加えて、新型コロナウイルス感染症拡大の影響を受け、自社に出勤するのみならず、在宅ワークやリモートワーク、フレックスタイムなど多様な働き方がスタンダートとなっています。
についてわかりやすく解説していきます。ぜひ最後までご覧ください。
そもそも勤怠管理はなぜ必要なのかを確認していきましょう。
効率的な勤怠管理は、企業の成果や生産性を向上させるために非常に重要です。従業員の出退勤時間の正確な管理は、労働時間の適正な計算や労働条件の遵守、労働時間に関するトラブルの防止につながります。また、出勤率や勤務態度の改善にも繋がります。
さらに、勤怠管理の正確なデータは給与計算や労働時間の管理にも不可欠です。従業員の給与計算においても正確な勤務時間のデータが必要となります。また、時間外労働や休日勤務の管理も効率的に行うことができます。
勤怠管理のプロセスをデジタル化し、クラウドで管理する「クラウド勤怠管理システム」では、勤怠管理業務のプロセスをすべてデジタル化でき、一気に効率化が進みます。具体的にどんなことが実現できるのでしょうか？
働き方に合わせていつでもどこからでも、Webやスマホアプリで打刻が可能です。勤務実績の記録や収集、勤怠届出書の申請・回覧・承認まで可能になります。リモートワークなど様々な働き方が普及した今、紙では拾いきれない部分まで対応ができるようになります。ペーパーレスを実現するため、集計も一気に楽に。労務管理にかかっていた作業工数を減らすことができます。
自動アラート機能も付与されているので、未打刻や滞留している申請書があると、対象の従業員や承認者に対して自動でアラートがなされます。申請・承認依頼が不要になり、確認の手間や時間がぐっと縮小されます。
残業時間の集計や計算も自動で行われるので、簡単に長時間労働者や有休取得状況のチェックが可能に。さまざまな労働時間制度の計算を自動化できるので、手集計や手計算が不要になります。勤怠データを集計・分析する機能も備えていますので、従業員の出勤率や労働時間の傾向、残業時間の推移などを可視化することで、労働環境の改善や労働生産性の向上につなげることができます。
これまで手入力していた、月次集計資料の作成や給与計算なども一気に楽に。給与計算や報告に利用する集計資料はワンクリックで出力でき、集計から報告までを自動化。勤怠を確定すると、自動で給与計算システムへ連携され、手入力が不要になります。
クラウド勤怠管理システムの利用には以下のようなメリット、デメリットがあります。
クラウド上にデータを保存することで、データの損失や破損のリスクを軽減することができます。また、セキュリティ対策もクラウドサービス提供元が行っているため、セキュリティ面のリスクも低減されます。
クラウド上でデータを共有することで、従業員の出退勤情報や休暇の申請状況などをリアルタイムで把握することができます。これにより、管理者はより迅速かつ正確に情報を把握することができます。
クラウド勤怠管理システムは、様々な勤怠パターンや就業規則に対応することができます。労働時間の計算や休暇の管理など、多様な勤怠管理業務を効率的に行うことができます。また、 勤怠データの把握により健康管理・メンタルヘルス対策に活用でき、あらゆるデータが自動でつながる人事労務業務を実現できます。
一方で、クラウド勤怠管理システムの導入にはいくつかのデメリットも存在します。主なものとしては、インターネット接続が不安定な場合やサーバーの障害が発生した場合、システムへのアクセスが制限される可能性があります。さらに、従業員が新しいシステムに適応するまでの時間やトレーニングコストも考慮する必要があります。組織によっては、導入コストやライセンス料などの費用負担もデメリットとして挙げられます。
クラウド勤怠管理システムが自社に必要だということがわかったけれども、実際どれくらいの費用がかかるか気になる方も多いと思います。実際に導入・管理にあたってかかる費用は以下のとおりです。
■ライセンス料
システムの利用に必要なライセンス料があります。これは通常、ユーザー数や機能の範囲に応じて決定されます。
■導入コスト
システムの導入に関連するコストには、カスタマイズや設定、トレーニング、データ移行などが含まれます。
■月額利用料
クラウドサービスを利用する場合、月額の利用料がかかることがあります。これは通常、ユーザー数や利用頻度に応じて変動します。
■サポート料金
システムのトラブルシューティングや問い合わせに対するサポートを提供するための料金がかかることがあります。
これらの費用は、ユーザー数や利用する機能などによって異なりますが、月額利用料は1ユーザーあたり500円前後になることが一般的です。導入支援やサポートなどは定額ではなく規模によってまちまちで、必要かどうかの選択もあるでしょう。
つまり50名ほどの規模の企業では月額25,000円程度＋必要な支援費用という事になります。
この金額が高いのか安いのかという判断が必要になるので、ここで1つのデータをご紹介します。
株式会社オービックビジネスコンサルタント（OBC）が実施した企業調査結果より、
従業員50名、担当者1名規模での勤怠に関わる1ヶ月あたりの業務時間の削減例です。
打刻する方はタイムカードであれスマホなどのWeb打刻であれ時間的に変化はありません。
影響を受けるのは総務や経理など管理する側の方々です。
タイムカードを収集しての集計やチェック、未入力の部分に関する確認、給与システムへの入力等々、時間が限られた中で必ず実施しなければならない重要なタスクですが、周囲の人はあまり関心がないですよね。
システムを導入し自動化されると月30時間以上が削減されます。時間単価3,000円だとしたら90,000円/月の削減です。
25,000円/月の投資で90,000円/月の削減なら効果は大きいのではないでしょうか。
単なるコスト削減ではなくシステム化でミスをなくし業務時間を大きく削減することで、本来人がやるべき重要な業務に時間を使えるという事がシステム化の本質です。
いかがでしたか？導入コストや慣れるまでに時間はかかるものの、管理者にとっても従業員にとってもこれまでかかっていた労務や人事関係の作業工数は一気に縮小されます。ぜひ効果的にクラウド勤怠管理システムを活用してみてくださいね。