皆さんの会社は、給与明細をすべて紙で配布していませんか？手渡しだったり、在宅ワークも一般化する中でわざわざ郵送対応しているという企業も多いのではないでしょうか。 給与明細をデジタル化することで、コストの削減や効率的な作業が可能になります。
本記事では、デジタル化のメリットや成功のコツを詳しく解説します。
給与明細のデジタル化とは、電子メールやクラウド経由で給与明細書を従業員に交付することをいいます。
紙の給与明細書を発行してきた企業からすると、法律上デジタルで大丈夫なのかと気になるかもしれません。2006年に行われた税法改正で、2007年1月1日以降、給与の支払明細書や源泉徴収票の電子交付が可能になりました。2021年現在では、退職所得の源泉徴収票・支払明細書や公的年金の源泉徴収票等も電子交付の対象となっています。
近年、メールで給与明細書のファイルを添付しペーパーレスで交付したり、クラウドソフトなどを活用し、従業員が給与明細書を閲覧できるようにWeb化する方法が一般的に広まってきています。給与明細書をデジタル化することで、給与明細をクラウド上やweb上で閲覧することができるようになるのです。
給与明細をデジタル化すると、具体的にどんな業務が変わるのでしょうか。
まず大きく変わるのが、ペーパーレスで給与明細を作成できるようになる点です。デジタル化し、PDF等で従業員に送付できるので、今までのように「エクセルの給与明細データから印刷→仕分け→封入→配布 or 投函」といった一連の工程がカットできます。
デジタル化することで、給与明細書のメール配信やクラウド上、アプリなどで閲覧することができます。郵送していた際にかかっていた、封筒代・切手代・郵送料も一律にカットできます。
給与明細書のデジタル化は、給与明細書の作成や配布だけに留まらず、勤怠管理システムとの連携も可能です。勤怠管理システムと連動させることで、自動的に給与データを取り込むことができ、日々入力する勤怠情報と給与計算が連動されるため、ミスの削減にもつながります。
給与明細をデジタル化することで生まれるメリットを見ていきましょう。
またデジタル化した給与明細書にすることで、業務効率化を図れるだけでなく、「別の人の給与明細書を封入してしまった」といった人的ミスの防止にもつながります。稀に起こってしまう「給与明細書を机の上に置いたはずなのに、受け取られていない」といった、思いがけないミスも防ぐことが可能です。
紙の給与明細書は、印刷して作成する際、他の従業員の目に触れないよう作業場所に気を配らなければなりません。また、過去分を保管するには管理者も従業員も、保管場所が必要です。デジタル化することで、どこにいてもアクセスできますし、かなり利便性の向上が図れます。
一方デメリットとして、デジタルでの保管によって、流出のリスクなどを懸念する方も多いのではないでしょうか。
実は、逆です。給与明細のデジタル化により、情報の保護とセキュリティは向上します。紙の明細書は紛失や盗難のリスクがありますが、デジタル化によりこれらのリスクを軽減することができます。デジタルデータはバックアップや暗号化により安全に保管することができ、アクセス制限や監視機能により情報漏洩のリスクを減らすことができます。
給与明細のデジタル化は、純粋な配布だけにはとどまりません。給与明細をデジタル化することで、データの分析と活用が可能となります。
デジタル化により得られる給与明細のデータを活用し、給与に関するさまざまな統計情報や傾向を把握することができます。これにより、給与の適正化や効率化策の検討が可能になります。
さらに、デジタルデータの特性を活かして、データの分析や統計処理も容易に行うことができます。給与明細のデジタルデータを経営情報システムや人事管理システムと連携させることで、給与に関するデータの統合管理や分析がスムーズに行えます。給与に関するデータの活用は、効率的な給与計算や予算管理にもつながります。
従業員にとっての利便性向上もわかりやすく、生産性向上やDX化の一歩として始めやすい「給与明細のデジタル化」。ぜひこの機会に始めてみませんか？