手軽な表計算やデータ管理にExcelを使用している企業も多いかと思います。しかし、複雑な数式や属人化されたデータ、開かないほど重たくなったファイルなどもあるのではないでしょうか。またチームでプロジェクトに取り組む場合、Excelが散在してしまったり、どれが最新データがわからない。加えて、破損やデータ紛失のリスクなど、組織としての働き方に適していない場合も多いです。
今回ご紹介するkintoneは、データの共有・編集・管理が可能。作業効率化を図ることができます。また、便利な連携サービスを活用すれば、Excelの利便性を保ちつつ、kintoneのメリットを最大限に引き出せます。
今回は、kintone活用のメリット、業務改革と効率化のポイントを解説します。
データの入力、計算、可視化を行う強力なツール「Excel」。表計算やデータ分析、グラフ作成など多岐にわたる機能を備え、ビジネスや個人でのデータ管理や処理に広く活用できるます。しかし一方で、以下のようなデメリットもあります。
複数の人が同じExcelファイルを編集する場合、バージョンの管理が難しくなります。さらに、誤ったデータ入力や更新が行われる可能性があります。
Excelは比較的小規模なデータ処理に向いており、大規模なデータや複雑な処理を行う場合には適していません。大量のデータを扱う場合や高度な分析を行う場合、パフォーマンスの問題が発生する可能性があります。
Excelファイルは比較的簡単に共有され、改ざんされる可能性があります。また、機密情報がExcelファイルに保存される場合、ファイルの紛失や不正アクセスのリスクがあります。
Excelは手作業に依存した作業が多く、自動化が難しいという特徴があります。複雑な作業や定型業務の自動化を行うには、プログラミングや他のソフトウェアとの統合が必要です。
Excelファイルは頻繁に変更される可能性があるため、バージョン管理が複雑化します。特にチームでの作業や共同編集が行われる場合、正確なバージョン管理が重要ですが、Excelではそれが難しい場合があります。
これらのデメリットを踏まえると、Excelには便利な側面もありますが、適切な使い方や補完するツールを活用することが重要です。
kintoneは、クラウドベースのビジネスアプリケーションプラットフォームです。顧客管理、案件管理、勤怠管理や問い合わせ管理など、企業に必要な基幹システムや業務システムを手軽でスピーディーに開発することができます。ユーザーインターフェースが直感的で使いやすく、誰でも簡単に扱うことができるため、導入も容易。Excelでは限界があった業務プロセスの効率化が可能となります。
また、kintoneでは全てのデータがクラウド上で一元管理されるため、データの整合性を保ちながら、関係者間での共有もスムーズに行えます。
従来のExcelでは、各担当者が個別にファイルを作成・管理していたため、一連の業務フローを把握することが難しかったですが、kintoneでは全てのデータが一元管理されるため、全体の流れを把握しやすく、業務プロセスを可視化し、改善することができます。ワークフロー機能を活用し、タスクの進捗状況をリアルタイムで確認。課題やボトルネックを素早く把握し、改善策を検討することができます。
加えて、データの検索やフィルタリングが簡単に行えます。必要な情報を素早く見つけることができることで、業務効率が向上し、生産性の向上にもつながります。さらに、カスタマイズ可能なワークフローと豊富なアプリケーションで、業務の生産性を飛躍的に向上させることができます。
オンプレミスでのシステム開発は、費用が高く、設計・開発に時間が膨大に必要です。また、開発にはプログラムなどの専門知識が必要です。これらの課題を解決し、誰でもスピーディ且つ、簡単にシステムを構築することができるのが、ノーコードで開発ができるkintoneのメリットです。
プログラムの知識がなくても、ドラッグ&ドロップで様々なパーツを直感的・視覚的に組み合わせ、案件管理・日報管理アプリなど様々なアプリを手軽でスピーディに作成が可能。また、現在管理で利用しているエクセルを読み込んでアプリ化することができます。エクセルでの管理で問題になりがちな、最新バージョンの管理・複数同時編集など様々な問題をkintoneなら解消できます。
オンプレミスで構築したシステムだと、機能を追加するにも開発者にコンタクトを取り追加をしてもらう必要がありますが、kintoneでは、ノンプログラミングでシステム開発ができるので、アプリの追加を画面上で自由に行えます。また、100種類以上のサンプルアプリがあり、要件にあったアプリをダウンロードして利用することが可能です。
kintoneは高いカスタマイズ性を持っており、業務に最適なアプリケーションを作成することができます。Excelでは実現できなかった特定の業務に特化した機能やワークフローを、kintoneのカスタマイズ機能を使って実現することができます。また、kintoneアプリ開発のメリットとして、機能の追加・改善を容易に行うことができる構造となっているため、アプリ開発後にも機能追加や改善を継続して行えます。
APIを使用し、現在ご利用いただいている既存の基幹システムとkintoneとを柔軟に連携することができます。kintoneアプリをJavaScriptやCSSを用いたプラグインでカスタマイズできるため、ガントチャート表示やGoogleMapの表示など、お客様のご要望に合わせた機能の追加が可能です。
また、kintoneでは他のシステムとの連携も容易に行えます。例えば、他のクラウドサービスやデータベースとの連携や、外部システムとのAPI連携などが可能です。これにより、既存のシステムとの連携強化や、データの自動化などによる業務効率化が図れます。
kintoneで作成したアプリは、自動的にモバイル(スマートフォン・タブレット)端末にも最適化されます。外出先やリモート先からの情報登録や、各種操作をストレスなく、スムーズに行うことが可能です。
kintoneはアクセス権限の設定や操作ログの記録など、セキュリティに関する機能も充実しており、データの保護もしっかり行われています。クラウド上でのデータ管理のため、物理的なデータの消失や紛失のリスクが低く、データのバックアップや復旧も容易です。機密性の高い情報や個人情報を安全に管理することができます。
kintoneは他のツールと比べ以下のような違いがあります。
| kintone | 業務システム | Excel | |
|---|---|---|---|
| データベース | ◯ | ◯ | ◯ |
| プロセス管理 | ◯ | ◯ | ✕ |
| コミュニケーション | ◯ | ✕ | ✕ |
| 費用 | 月額780円（税抜）/人〜 | 高価（数百万以上） | - |
| 所要時間 | 最短3分 | 時間がかかる | - |
| IT技術 | 誰でも簡単にマウスで作成 | 専門的知識必須 | - |
kintoneは、業務システムやExcelと比較し、プロセス管理・コミュニケーションが優れています。
関係者の多いプロジェクト管理もスペース機能で円滑かつ安全に行うことができます。関係者だけの閉じられたスペース内で、一斉に情報伝達が可能です。ログを残してファイルのデグレードも防ぐことができます。自社内のみならず顧客や取引先など企業をまたいだコミュニケーションにも使用できる点も利便性が高いです。また、「いいね」機能がついており、リアクションができるなど気軽なコミュニケーションも促進できます。
チーム・部門などで仕事を円滑に進めるのに適したクラウドサービスです。
これまで30,000社以上の企業が導入しているkintone。5名のチームから全社利用まで、規模や業種を問わず活用できます。自社での活用方法や細かな仕様は、ぜひ専門の企業にご相談ください。
※kintoneはサイボウズ株式会社の登録商標です。