2022年1月1日より施行されている「電子帳簿保存法」。帳簿や決算関係書類、取引先とやりとりした請求書や領収書などの書類を、データで保存するためのルールを定めた法律です。国税に関わる重要書類をデータ保存することで、紙書類の管理の手間が省け、必要な書類をすぐに探し出せるなどのメリットがあります。
電子取引データ保存は、2023年12月31日まで2年間の宥恕措置期間が設けられ、義務化されていました。宥恕措置期間では、電子的に取引した請求書や領収書をプリントアウトして、税務調査等の際に提示または提出ができるようにしていれば問題はありませんでした。しかし、2024年1月より、電子取引で発生した証憑（※）類は、「電子データでの保存」が義務付けられています。
※証憑とは、取引の事実を証明する書類のこと
PDFなどの証憑データを受け取る場合は対応も分かりやすいですが、時にはメールの本文に請求額や注文明細などが記載されているケースもあるかと思います。今回は、電子帳簿保存法の観点から見たメール本文の取り扱いや適切なメールサーバーの選択について解説します。
電子帳簿保存法には、国税関係帳簿・書類を電子データで保存する場合の各種要件が定められています。保存対象別には、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つの区分があり、電子取引で授受した取引データは「電子取引」の区分に該当します。
例えば、電子メールで送受信した証憑PDF、クラウドサービスを介して送受信する取引データ、ホームページなどからダウンロードしたデータや表示画面のスクリーンショット、スマホアプリ決済を介した取引データなども含まれています。
上記図のように、電子メールに請求書等の取引情報が添付されていた場合はAにあたります。通常、添付ファイルを保存すれば問題ありません。一方、添付ファイルがなく、メール本文に証憑類にあるべき取引内容が記載されている場合は、送信されたメール本文が「電子取引」にあたり、電子帳簿保存法の保存対象となります。
次の条件を全て満たす場合は、メール本文も電子データで保存しなければなりません。
・メール本文にのみしか取引の証拠がない
・「日付・取引先・金額」など、本来証憑に記載される取引情報（請求書・領収書・見積書・注文書・注文請書など）がメール本文に記載されている
・メール本文に金額や希望納期の記載はないが、商品名や数量などの記載がある
・メールのやり取りのみで注文が確定し、別途注文書を作成していない
・上記のような注文メールを受け取り、納期を記載してメール返信したものを注文請書として扱っている
メール本文が電子取引に該当する可能性も考慮して、電子取引のデータ保存に対応できるようにすることが賢明です。
電子メールおよび取引情報を保存するときの要件があります。授受した取引データをフォルダーの中に保存する、または送受信したメールをそのままメールボックスに置いておくだけでは、要件を満たしていないため注意が必要です。
電子取引では、受領側だけでなく発行側の控えも電子データでの保存が求められます。メール本文で取引情報を送る際は、送信側でも適切にデータ保存しなければなりません。税務調査で保存が適切でないことが発覚すると、追徴課税が課される場合もあるため、必ず要件に従い保存しましょう。
電子取引の要件には、次のように「真実性」と「可視性」の要件があります。
真実性の要件は、取引情報が改ざんされていないことを証明するために必要なものです。上記の要件のうち1つ以上を満たせばよいとされています。ただし、メール本文を保存する場合、メールそのものにタイムスタンプを付与することは難しいでしょう。また、③の「訂正や削除を確認できる」「訂正・削除ができない」機能があるメールシステムはごく限られるため、注意が必要です。
可視性の要件は、保存したデータをすぐに参照でき、問題なく読み取れるようにするためのもので、上記の３つの要件を全て満たさなければなりません。特に、「検索機能を確保すること」については、ファイル名をつける際やフォルダに分類する際に、次の条件で検索できるようにする必要があります。
ただし、税務職員の質問検査権に基づく、当該電磁的記録のダウンロードの求めに応じられる体制となっている場合、2と3の要件は不要です。また、前々事業年度の売上高が1,000万円以下の小規模事業者で、税務職員によるダウンロードの求めに応じられる場合は、検索要件全てが不要となります。
企業の中には、メール処理に「Outlook」や「Thunderbird」を利用している企業も少なくありません。これらのサービスでは、主に「POPプロトコル」を使用してメールをダウンロードしています。POPプロトコルでは、メールはサーバーに保存されず、直接デバイスへダウンロードしています。デバイスそのものの容量制限やデバイスの故障などでデータが紛失してしまうなど、企業の在り方として問題が生じる可能性があります。
ここでおすすめしたいのが、メールサーバーの見直しです。メールサーバーの役割は、電子メールの受信や送信、保存、転送などの機能を提供することです。適切なメールサーバーを導入することで、メールデータのセキュリティや長期保存、電子帳簿保存法などの規定にも適合することができます。
また、メールサーバーを利用することで、複数のデバイスからアクセスすることができます。これにより、社員は自宅や外出先などからもメールにアクセスすることができ、業務の効率化が図れます。さらに、メールサーバーはメールボックスの容量管理やバックアップなどの機能も提供しており、データの損失や漏洩のリスクを低減することができます。
今回おすすめしたいのが、Microsoft 365が提供するクラウド型のメールシステム Exchange onlineです。
メールサーバーの自社構築を不要とし、メール機能はもちろんのこと、予定管理やタスク管理をスマートに行うことができます。クラウドで提供されていますので、ユーザーはメール・予定表・連絡先に、主要なブラウザやデバイスのどこからでもアクセスできます。
またメールサーバーの容量は以下の通り。
非常に大きな容量を備えていますので、保存も安心です。
加えて、情報の保護に役立つ高度なセキュリティ機能を備えており、マルウェア対策とスパム対策のフィルタリング機能でメールボックスを守ることができます。また、データ損失防止機能は、ユーザーが機密情報を許可のない人物に誤って送信するのを防止します。グローバルに冗長化されたサーバー、高度なディザスター リカバリー機能、そして Exchange Online を 24 時間監視するセキュリティ専門家チームがデータ保護に努めています。
電子帳簿保存法に最適化されたメールの取り扱いをするため、また他機能との連携による生産性向上を図るためにも、一度メールサーバーから検討されてみてはいかがでしょうか？