「月額660円で効率化！営業支援ツール活用で売上を確実に上げる方法とは」では、営業支援ツールについて紹介しました。ツール活用によって、社内で顧客情報を一元管理し、効率的な顧客情報管理と関係性向上に繋げ、成約率を上げるという内容でした。
今回は、企業が顧客に「何をしたのか」を把握しておくことの重要性についてお伝えします。
答えは、"NO"。充分ではありません。
多くの企業では、「日報」や「週報」を通じて社員の仕事を管理し、トラブルを未然に防ぐために使用しています。しかし、これらの報告書が実際に見直される機会は少なく、単なる勤怠や問題発生の確認に終始することが多いです。
また、それぞれの従業員ベースで記録されることが多く、同一企業への営業情報が集約できず、点在してしまうリスクもあります。非効率な営業になり、成約率も下がってしまうでしょう。
日報・週報の真の価値は、それらが継続的な改善と顧客対応の質を向上させるツールであるという点にあります。
日報や週報の真の価値を活用するために導入したいのが、営業支援ツールです。今回は、kintone（キントーン）についてご紹介します。
kintoneは、サイボウズ株式会社が提供している、「Webデータベース型の業務アプリ構築クラウドサービス」です。顧客情報や案件情報、売上情報、プロジェクトの進捗状況、ワークフローの申請状況など、チームや仕事に必要なあらゆる情報を管理、リアルタイムに社内メンバーに共有することができます。
顧客に対する自社の活動を一元管理され、顧客対応の履歴や関連するデータを自動的に記録し、組織全体で共有できるようになります。これにより、社員間での情報共有がスムーズに行うことができ、情報の見落としや重複対応を防ぎ、効率的な業務運営が可能になります。
特に、引継ぎの際には詳細な資料を作る手間が省けます。活動履歴がすべて記録されているため、新しい担当者もスムーズに業務を引き継ぐことができます。これにより、業務の中断を最小限に抑え、顧客へのサービスの質を維持できます。信頼関係の構築が促進されるでしょう。
具体的に営業支援ツールを導入するための6つのステップを紹介します。
営業チームと話し合い、現在の課題や改善点を洗い出し、ツール導入の目標を設定します。情報の一元管理により実現したい「売上向上」や「業務効率化」などについて、具体的な数値目標を定めるとより効果的です。
必要な機能をリストアップし、市場調査を行い、複数のツールを比較します。ベンダーと打ち合わせをし、デモンストレーションを受け、評価を行います。
選定したツールのトライアル版を利用し、実際の業務で試用します。フィードバックを収集し、使いやすさや機能を評価します。
導入スケジュールを作成し、データ移行やトレーニングの準備をします。データのクリーニングやシステム設定を行い、トレーニング計画を立てます。
営業支援ツールの導入を実施し、トレーニングを行います。初期段階で発生する問題に対応し、運用を開始します。
導入後、目標に対する効果を測定し、営業チームからフィードバックを収集。ツールや業務プロセスの改善を図ります。
顧客に対する自社の活動を詳細に把握し記録することは、日報や週報以上に重要です。営業支援ツールを活用することで、効率的な情報共有と引継ぎが可能となり、顧客満足度の向上と業務の効率化が実現できます。
業務プロセスの効率化、情報共有の円滑化、データの可視化と分析という三つの側面から企業の競争力を高めることができます。これにより、従業員の生産性向上や業務の迅速化が期待され、さらにはデータに基づく戦略的な意思決定が可能となります。
将来的には、kintoneの活用を通じて得られるデータを基に、さらに高度な分析やAIの導入を検討することで、企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進し、持続的な成長を実現することができるでしょう。ぜひ自社に適切な営業支援ツールの活用を検討されてみてください。