ビジネスの現場では、コロナ禍でオンライン化が加速しましたが、現在は対面型のコミュニケーションも再び増加しているようです。

遠方の方とはオンラインで、近くの方とは対面での対応が多いように感じられますが、これは正しい選択なのでしょうか。この分け方については様々な意見がありますが、一つ確実に言えることがあります。それは、「対面は感情のコミュニケーションに適しており、オンラインは情報のコミュニケーションに適している」ということです。

本記事では、この視点から対面とオンラインの使い分けについて詳しく考察します。

対面：感情のコミュニケーション

まずは「対面は感情のコミュニケーションに適しており、オンラインは情報のコミュニケーションに適している」という点について詳しく解説します。

対面でのコミュニケーションは、感情を伝えるのに最適です。

初対面の相手と信頼関係を築く際や、謝罪など誠意を示す場面では、直接会うことでより深い理解と共感を得られます。オンラインでは伝わりにくい微妙な表情や仕草も対面なら伝えやすく、感情のニュアンスを正確に受け取ることができます。

例えば以下の5つのシーンでは、特に感情のコミュニケーションが必要とされるでしょう。

1. 謝罪やトラブル対応

謝罪やトラブル対応の場面では、相手の感情を考慮し、誠意を伝えることが重要です。対面での謝罪は、言葉だけでなく表情や態度を通じて相手に誠意を示すことができ、信頼回復に繋がります。例えば、クライアントとの契約上のトラブルが発生した場合、直接会って謝罪し、具体的な解決策を提案することで、誠意を伝えることができます。

2. 初対面のビジネスミーティング

初対面のビジネスミーティングでは、対面でのコミュニケーションが信頼関係の構築に有効です。対面で会うことで、相手の表情や態度から人間性を感じ取り、信頼感を高めることができます。例えば、新しいクライアントとの初回の打ち合わせや商談などは、対面で行うことが望ましいです。

3. 重要な契約や交渉

重要な契約や交渉の場面では、対面でのコミュニケーションが有利です。対面で直接話し合うことで、細かなニュアンスを伝えやすく、誤解を防ぎやすいです。例えば、大規模なプロジェクトの契約交渉や、パートナーシップの締結などは、対面で行うことで、互いの信頼感を強化することができます。

4. フィードバックや評価面談

社員やチームメンバーへのフィードバックや評価面談も、対面が適しています。対面で話すことで、相手の反応を直に感じ取り、より適切なフィードバックを行うことができます。また、ポジティブなフィードバックを対面で伝えることで、相手のモチベーションを高める効果もあります。

5. チームビルディング

チームビルディングや社内イベントも、対面での実施が効果的です。対面でのコミュニケーションを通じて、メンバー同士の絆を深め、チームの一体感を強化することができます。例えば、チームの合宿やワークショップ、オフサイトミーティングなどは、対面で行うことで、より深い理解と協力関係を築くことができます。

オンライン：情報のコミュニケーション

続いてオンラインに適したシーンについて解説します。

オンラインミーティングは、情報の共有や簡単な報告には非常に効率的です。

遠方の方とのコミュニケーションに適しており、移動時間やコストを削減できます。特に、定例会議や資料の確認など、感情よりも情報の正確な伝達が重要な場面では、オンラインの方が適しています。

例えば以下の5つのシーンでは、情報のコミュニケーション（＝オンライン）で問題ないでしょう。

1. 定例ミーティングや進捗報告、定型的な業務連絡や通知

オンラインミーティングは、定例の進捗報告や業務の状況確認に非常に適しています。特に、プロジェクトの進捗状況を共有するための短時間のミーティングは、オンラインで効率的に行うことができます。定型的な業務連絡や通知は、メールやチャットで十分です。新しいプロジェクトの開始通知や、会議の日程調整など、簡単な情報の共有にはオンラインコミュニケーションが最適です。

2. トレーニングやウェビナー

新しいツールの使用方法や業務の進め方に関するトレーニング、業界のトレンドを紹介するウェビナーなどは、オンラインで行うことで広範囲の受講者にアクセス可能です。録画して後から視聴できる点もオンラインの利点です。

3. 資料やデータの共有とレビュー

チーム内での資料やデータの共有、レビューはオンラインで行うのが効率的です。画面共有機能を利用することで、リアルタイムでドキュメントを確認しながらコメントやフィードバックを与えることができます。

4. 遠隔地のチームメンバーとのコミュニケーション

遠隔地にいるチームメンバーや海外のオフィスとのコミュニケーションは、オンラインで行うのが便利です。時差や移動時間を気にせずにコミュニケーションをとることができ、グローバルなチーム運営がスムーズに進みます。

5.リモートワークのコラボレーション

リモートワーク中のコラボレーションには、チャットツールやビデオ会議が欠かせません。SlackやMicrosoft Teamsなどのツールを使って、情報のやりとりやファイルの共有を行うことで、場所に縛られずに効率的なコラボレーションが可能です。

距離ではなく「目的」で使い分けを

対面とオンラインの使い分けは、距離によるものではなく、「目的」によって選択することが重要です。感情を伝えたいときや深い対話が必要なときは対面で、情報のやり取りや効率を重視する場合はオンラインを選ぶと良いでしょう。

目的に応じた適切なコミュニケーション方法を選ぶことで、移動時間やコストを削減し、効率的に業務を進められます。結果として、コミュニケーションの質が向上し、生産性も向上します。上手な使い分けで、ビジネス全体の効率を高めていきましょう。