年末調整を電子化するメリットとは？従業員の負担軽減と事務作業の効率化へ

年末調整は、大量の書類処理や確認作業が伴い、人事労務担当者の負担が大きい業務です。この問題を解決する方法として「年末調整の電子化」が注目されています。
多くの企業で導入が進んでおり、検討している企業も増えています。
今回は、年末調整の電子化のメリットと電子化に向けた準備についてご紹介します。

年末調整書類が電子データで提出可能に 

「年末調整の電子化」とは、従業員が提出する書類を電子データで受け取り、年末調整業務を進めることです。

申告書や控除証明書など、多くの書類が必要で、年々その複雑さは増しています。従来は紙での処理が基本でしたが、電子化により作業の効率化が進んでいます。

2020年からは、電子データによる控除証明書の提出も認められ、今では国を挙げて年末調整の電子化が推進されています。

また、扶養控除や配偶者控除の申告書、生命保険料や住宅ローン控除の証明書なども電子で提出可能になりました。ただし、一部の書類は依然として紙での提出が必要です。特に、居住年が2018年以前の場合や、国外居住親族に係る親族関係書類・送金関係書類、勤労学生に該当する旨の証明書といった「控除証明書等」として掲げられている書類以外の書類は、法令上電子データで発行することができないため、従来通り書面での提出が必要です。

控除証明書を電子データで提出する場合、従業員は保険会社に電子データの発行を依頼する必要があります。事前に従業員にその点を伝えておきましょう。

●電子データで提出できる年末調整書類

電子化のメリット

年末調整の電子化は法定義務ではありませんが、多くのメリットがあります。

従業員は、Web上で申告書を簡単に作成でき、入力ミスや計算間違いが減ります。また、控除証明書の紛失や提出忘れも防げます。一方、担当者は申告書類の配付やチェック作業がほぼ自動化され、給与システムへのデータ反映も簡単に行えます。

さらに、紙の書類を保管するスペースも不要になるなどのメリットがあります。

●年末調整電子化のメリット

出典：国税庁 PDF「年末調整の電子化について」

●システム導入により業務時間が削減した事例

OBC社の「奉行Edge 年末調整申告書クラウド」を使用している企業の中には、業務時間を８割以上削減できたという事例もあります。

出典：OBC「OBC360°」

電子化に必要な準備

年末調整を電子化するためには、以下の準備が必要です。

1.ソフトウェアの導入

年末調整書類を電子データで収集できるソフトウェアを選びます。国税庁の「年調ソフト」や奉行Edge 年末調整申告書クラウドのような民間のクラウドサービスが提供されています。従業員の使いやすさや給与システムとの連携を考慮して選びましょう。
※現状の会社の基幹システムとの連携が難しい場合でもこの業務だけを切り取って、導入することも可能です。

2.従業員への周知と対応

従業員側で、保険会社から電子データを取得する手続きや、マイナポータルの利用が必要になる場合があります。従業員に早めに呼びかけ、手続きに関するサポートも準備しましょう。
※国税庁の年調ソフトを選択した場合、従業員側で所有する端末にインストールが必要です。民間のクラウドサービスであれば、インターネットに接続できる環境とID・パスワードがあれば、申告書データを作成できるので、インストールの必要はありません。

電子化を進めることで、年末調整の効率化が図れ、担当者と従業員の負担を大幅に軽減できます。
年に1回の業務ではありますが、これらを電子化することで、業務の効率化や属人化からの脱却へつながります。

まだ、システム化、電子化できていない企業様は、ぜひ、弊社へご相談ください。